Uniclass Gestión Documental
Solución Web para Mejorar la Captura y Gestión
Uniclass Gestión Documental
Solución Web para Mejorar la Captura y Gestión

La solución WEB Gestión Documental de Uniclass permite una organización metodológica, operativa y funcional para la intervención de documentos.

Su objetivo principal es el de dotar a las empresas de una óptima clasificación, valoración, orden, reprografía y almacenamiento de la documentación que procesa una Organización.

El acceso a la aplicación es selectivo en función de los privilegios que otorguemos a los perfiles de usuario, pudiendo definirlos por grupo de usuarios que podrán consultar la información que por su perfil tengan autorización.

Permite guardar masivamente en la base de datos todos los documentos de la organización bajo la máxima seguridad, tanto si son internos o externos y sean indexables o no lo sean.

Uniclass Gestión Documental es una solución WEB que nace para unificar y optimizar la operativa documental de cualquier Organización, permite configurar diferentes entornos para cubrir las necesidades de cualquier Compañía.

definicion-de-documentos

uniclass-documentalDefinición de documentos

A cada documento se le puede atribuir cada una de las siguientes características

Caducidad limitada o  ilimitada
Flujo de datos asociado
Subdocumentos (para familias de documentos)
Formato asociado
Usuarios a los que se le distribuye
Usuarios a los que se le reparte
Índices de acceso al documento (indicar dentro del documento donde se encuentran sus índices)

Asociar el envío de mail (al generarse)
Asociar el envío directo a impresora (ejemplo al generar/guardar un albarán)
Definir el nivel de seguridad de cualquier documento: firma digital, seguridad del pdf, Asociar password de propietario o de usuario
Definición de plantillas de traspaso a EXCEL
Definición de filtros de acceso a documentos

perfiles-de-acceso

uniclass-documentalPerfiles de acceso

Indicar el conjunto de documentos visibles y qué nivel de acceso se tiene sobre ellos. Elementos que se pueden establecer

Define el árbol de acceso a documento. Básicamente se indica a qué carpetas se tiene acceso. Una carpeta puede estar formada por “n” documentos o “n” subcarpetas.
Filtros de acceso a documentos, en función del perfil de acceso.

Descripción albaranes, cada usuario sólo podrá ver sus albaranes.

relacion-entre-documentos

uniclass-documentalRelación entre documentos

Aunque tengamos tipos de documentos distintos, se podrán relacionar si corresponden a un mismo asunto, ejemplo, pedidos / albaranes/ facturas. Si accedemos a una factura, podremos ver qué documentos previos tiene asociados.

integracion-contable

uniclass-documentalIntegración contable

Permite una fácil definición

Tipos de IVA, forma de pago, etc.
Proveedores, Clientes, Cuentas de Mayor, Gastos/Auxiliares.
Entrada datos de facturas, inclusión de su imagen (pdf o escaneada).
Circuitos de aprobación, seguimiento.
Envío masivo a contabilizar.
Acceso desde la contabilidad a información de su comprobante o viceversa.

Consulta avanzada de facturas.
Gráficas personalizables.
Las facturas estarán guardadas como un documento más. Las posibilidades de acceso son múltiples, por ejemplo, se podría permitir acceder a los propios proveedores para que vean sus propias facturas en qué estado están.

entrada-masiva

uniclass-documentalEntrada masiva de documentos escaneados

Se puede escanear masivamente y guardar en la Base de Datos cualquier tipo de documento escrito.

Acceso al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas, para simplificar su catalogación. Se obtendrán ficheros .xml con toda la información disponible de la misma. El proceso de escaneo estará homologado por Hacienda, para su autentificación.

generacion-de-pdf

uniclass-documentalGeneración de pdf

Para simplificar la generación de documentos, se aporta un completo generador de PDF. En modo WEB se podrá diseñar cualquier documento PDF: factura, partes de intervención, impuesto, solicitud de vacaciones, etc.

Incorporar fondos PDF o gráficos
Dibujar áreas, líneas, pautados.
Cualquier fuente Windows, tamaño, color, tipo.
Transparencias.
Definir campos de entrada que puedan ser informados por la aplicación o por el usuario final.

Formar grupos de entrada de datos. Por ejemplo, el empleado puede rellenar determinados datos, pero el responsable completa otros.
Flujos de datos, definición de estados, con envío de mail.
Histórico de estados de documentos.
Nivel de seguridad a nivel de pdf y/o firma digital.

acceso-e-historico

uniclass-documentalAcceso a documentos no indexables

Se permite acceder/guardar documentos no indexables directamente, por ejemplo documentos sobre normativas ISO, presentaciones, ofertas, presupuestos, etc.

uniclass-documentalHistórico de acceso y ejecución

Cualquier acceso realizado en la base de datos será auditable y se podrá saber exactamente fecha, hora, ip, proceso ejecutado, documentos afectados, etc.

valor-gestion-documental

¿Qué valor añadido les aporta Uniclass Gestión Documental?

Para la Empresa

Almacenar corporativamente la información que se considere importante.

Seguridad de acceso a documentos, todo se guarda en base de datos.

Reducir costes de papel, impresión y almacenamiento.

Eliminar documentos pre-impresos.

Uso de cualquier impresora conectada en nuestra red. No hay dependencia de formatos IPDS o pre-emptive.

Simplifica tráfico de red.

Se adapta la estructura de la empresa y al número de instalaciones que posea.

Permitir utilización de circuitos de aprobación específicos.

Agilizar la comunicación y minimizar burocracia.

Agilizar la búsqueda de documentación.

Disponer de un único punto de acceso y gestión documental accesible por ‘n’ aplicaciones.

Compartir la documentación de forma segura y eficiente (no tener duplicidades).

Mejorar la seguridad de acceso y recuperación.

Para los Integradores

El generador de PDF permite el fácil diseño de formatos de documentos.

Integración de cualquier documento con los datos de nuestras aplicaciones o entradas por usuarios finales.

Obtención de listados/documentos avanzados desde el propio lenguaje de programación: cobol/rpg.

Entorno de desarrollo y producción diferenciados (cumpliendo normas Sarbanes Oxley).

Para los usuarios

Todos los documentos son accesibles en función de las autorizaciones.

Facilidad de acceso / manipulación / visualización de cualquier documento.

Al poder relacionar los documentos entre sí, una vez accedido a un documento, se puede acceder a sus documentos asociados.

No se necesita listar ni almacenar tanto papel.

Para determinados documentos, si se activa, se pueden integrar con ofimática real: Excel, Word, etc.

Para los administradores

Fácil administración y seguimiento, sólo se instala en el servidor.

Por estar conectado a la red Windows, el usuario no se tiene que definir (usuario/password) de nuevo en el entorno WEB.

Uso de perfiles para simplificar administración.

Reparto/distribución integrada en cualquier listado/documento generado.

Envío de email o fax con ficheros adjuntos. Todos integrados en uno o separados.

Impresión directa de cualquier listado/ documento al generarse, ejemplo albarán.

Total control del uso realizado.

La solución WEB Gestión Documental de Uniclass permite una organización metodológica, operativa y funcional para la intervención de documentos.

Su objetivo principal es el de dotar a las empresas de una óptima clasificación, valoración, orden, reprografía y almacenamiento de la documentación que procesa una Organización.

El acceso a la aplicación es selectivo en función de los privilegios que otorguemos a los perfiles de usuario, pudiendo definirlos por grupo de usuarios que podrán consultar la información que por su perfil tengan autorización.

Permite guardar masivamente en la base de datos todos los documentos de la organización bajo la máxima seguridad, tanto si son internos o externos y sean indexables o no lo sean.

Uniclass Gestión Documental es una solución WEB que nace para unificar y optimizar la operativa documental de cualquier Organización, permite configurar diferentes entornos para cubrir las necesidades de cualquier Compañía.

uniclass-documentalDefinición de documentos

A cada documento se le puede atribuir cada una de las siguientes características

• Caducidad limitada o  ilimitada
• Flujo de datos asociado
• Subdocumentos (para familias de documentos)
• Formato asociado
• Usuarios a los que se le distribuye
• Usuarios a los que se le reparte
• Índices de acceso al documento (indicar dentro del documento donde se encuentran sus índices)

• Asociar el envío de mail (al generarse)
• Asociar el envío directo a impresora (ejemplo al generar/guardar un albarán)
• Definir el nivel de seguridad de cualquier documento: firma digital, seguridad del pdf, Asociar password de propietario o de usuario
• Definición de plantillas de traspaso a EXCEL
• Definición de filtros de acceso a documentos

uniclass-documentalPerfiles de acceso

Indicar el conjunto de documentos visibles y qué nivel de acceso se tiene sobre ellos. Elementos que se pueden establecer

• Define el árbol de acceso a documento. Básicamente se indica a qué carpetas se tiene acceso. Una carpeta puede estar formada por “n” documentos o “n” subcarpetas.
• Filtros de acceso a documentos, en función del perfil de acceso.
• Descripción albaranes, cada usuario sólo podrá ver sus albaranes.

uniclass-documentalRelación entre documentos

Aunque tengamos tipos de documentos distintos, se podrán relacionar si corresponden a un mismo asunto, ejemplo, pedidos / albaranes/ facturas. Si accedemos a una factura, podremos ver qué documentos previos tiene asociados.

uniclass-documentalIntegración contable

Permite una fácil definición

• Tipos de IVA, forma de pago, etc.
• Proveedores, Clientes, Cuentas de Mayor, Gastos/Auxiliares.
• Entrada datos de facturas, inclusión de su imagen (pdf o escaneada).
• Circuitos de aprobación, seguimiento.
• Envío masivo a contabilizar.
• Acceso desde la contabilidad a información de su comprobante o viceversa.

• Consulta avanzada de facturas.
• Gráficas personalizables.
Las facturas estarán guardadas como un documento más. Las posibilidades de acceso son múltiples, por ejemplo, se podría permitir acceder a los propios proveedores para que vean sus propias facturas en qué estado están.

uniclass-documentalEntrada masiva de documentos escaneados

Se puede escanear masivamente y guardar en la Base de Datos cualquier tipo de documento escrito.

Acceso al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas, para simplificar su catalogación. Se obtendrán ficheros .xml con toda la información disponible de la misma. El proceso de escaneo estará homologado por Hacienda, para su autentificación.

uniclass-documentalGeneración de pdf

Para simplificar la generación de documentos, se aporta un completo generador de PDF. En modo WEB se podrá diseñar cualquier documento PDF: factura, partes de intervención, impuesto, solicitud de vacaciones, etc.

• Incorporar fondos PDF o gráficos
• Dibujar áreas, líneas, pautados.
• Cualquier fuente Windows, tamaño, color, tipo.
• Transparencias.
• Definir campos de entrada que puedan ser informados por la aplicación o por el usuario final.

• Formar grupos de entrada de datos. Por ejemplo, el empleado puede rellenar determinados datos, pero el responsable completa otros.
• Flujos de datos, definición de estados, con envío de mail.
• Histórico de estados de documentos.
• Nivel de seguridad a nivel de pdf y/o firma digital.

uniclass-documentalAcceso a documentos no indexables

Se permite acceder/guardar documentos no indexables directamente, por ejemplo documentos sobre normativas ISO, presentaciones, ofertas, presupuestos, etc.

uniclass-documentalHistórico de acceso y ejecución

Cualquier acceso realizado en la base de datos será auditable y se podrá saber exactamente fecha, hora, ip, proceso ejecutado, documentos afectados, etc.

¿Qué valor añadido les aporta Uniclass Gestión Documental?

Para la Empresa

• Almacenar corporativamente la información que se considere importante.

• Seguridad de acceso a documentos, todo se guarda en base de datos.

• Reducir costes de papel, impresión y almacenamiento.

• Eliminar documentos pre-impresos.

• Uso de cualquier impresora conectada en nuestra red. No hay dependencia de formatos IPDS o pre-emptive.

• Simplifica tráfico de red.

• Se adapta la estructura de la empresa y al número de instalaciones que posea.

• Permitir utilización de circuitos de aprobación específicos.

• Agilizar la comunicación y minimizar burocracia.

• Agilizar la búsqueda de documentación.

• Disponer de un único punto de acceso y gestión documental accesible por ‘n’ aplicaciones.

• Compartir la documentación de forma segura y eficiente (no tener duplicidades).

• Mejorar la seguridad de acceso y recuperación.

Para los Integradores

• El generador de PDF permite el fácil diseño de formatos de documentos.

• Integración de cualquier documento con los datos de nuestras aplicaciones o entradas por usuarios finales.

• Obtención de listados/documentos avanzados desde el propio lenguaje de programación: cobol/rpg.

• Entorno de desarrollo y producción diferenciados (cumpliendo normas Sarbanes Oxley).

Para los Usuarios

• Todos los documentos son accesibles en función de las autorizaciones.

• Facilidad de acceso / manipulación / visualización de cualquier documento.

• Al poder relacionar los documentos entre sí, una vez accedido a un documento, se puede acceder a sus documentos asociados.

• No se necesita listar ni almacenar tanto papel.

• Para determinados documentos, si se activa, se pueden integrar con ofimática real: Excel, Word, etc.

Para los administradores

• Fácil administración y seguimiento, sólo se instala en el servidor.

• Por estar conectado a la red Windows, el usuario no se tiene que definir (usuario/password) de nuevo en el entorno WEB.

• Uso de perfiles para simplificar administración.

• Reparto/distribución integrada en cualquier listado/documento generado.

• Envío de email o fax con ficheros adjuntos. Todos integrados en uno o separados.

• Impresión directa de cualquier listado/ documento al generarse, ejemplo albarán.

• Total control del uso realizado.

La solución WEB Gestión Documental de Uniclass permite una organización metodológica, operativa y funcional para la intervención de documentos.

Su objetivo principal es el de dotar a las empresas de una óptima clasificaión, valoración, orden, reprografía y almacenamiento de la documentación que procesa una organización.

El acceso a la aplicación es selectivo en función de los privilegios que otorguemos a los perfiles de usuario, pudiendo definirlos por un grupo de usuarios que podrán consultar la información que por su perfil tengan autorización.

Permite guardar masivamente en la base de datos todos los documentos de la organización bajo la máxima seguridad, tanto si son internos o externos y sean indexables o no lo sean.

Uniclass Gestión Documental es una solución WEB que nace para unificar y optimizar la operativa documental de cualquier Organización, permite configurar diferentes entornos para cubrir las necesidades de cualquier Compañía.

uniclass-documentalDefinición de documentos

A cada documento se le puede atribuir cada una de las siguientes características

• Caducidad limitada o  ilimitada
• Flujo de datos asociado
• Subdocumentos (para familias de documentos)
• Formato asociado
• Usuarios a los que se le distribuye
• Usuarios a los que se le reparte
• Índices de acceso al documento (indicar dentro del documento donde se encuentran sus índices)

• Asociar el envío de mail (al generarse)
• Asociar el envío directo a impresora (ejemplo al generar/guardar un albarán)
• Definir el nivel de seguridad de cualquier documento: firma digital, seguridad del pdf, Asociar password de propietario o de usuario
• Definición de plantillas de traspaso a EXCEL
• Definición de filtros de acceso a documentos

uniclass-documentalPerfiles de acceso

Indicar el conjunto de documentos visibles y qué nivel de acceso se tiene sobre ellos. Elementos que se pueden establecer

• Define el árbol de acceso a documento. Básicamente se indica a qué carpetas se tiene acceso. Una carpeta puede estar formada por “n” documentos o “n” subcarpetas.
• Filtros de acceso a documentos, en función del perfil de acceso.
• Descripción albaranes, cada usuario sólo podrá ver sus albaranes.

uniclass-documentalRelación entre documentos

Aunque tengamos tipos de documentos distintos, se podrán relacionar si corresponden a un mismo asunto, ejemplo, pedidos / albaranes/ facturas. Si accedemos a una factura, podremos ver qué documentos previos tiene asociados.

uniclass-documentalIntegración contable

Permite una fácil definición

• Tipos de IVA, forma de pago, etc.
• Proveedores, Clientes, Cuentas de Mayor, Gastos/Auxiliares.
• Entrada datos de facturas, inclusión de su imagen (pdf o escaneada).
• Circuitos de aprobación, seguimiento.
• Envío masivo a contabilizar.
• Acceso desde la contabilidad a información de su comprobante o viceversa.

• Consulta avanzada de facturas.
• Gráficas personalizables.
Las facturas estarán guardadas como un documento más. Las posibilidades de acceso son múltiples, por ejemplo, se podría permitir acceder a los propios proveedores para que vean sus propias facturas en qué estado están.

uniclass-documentalEntrada masiva de documentos escaneados

Se puede escanear masivamente y guardar en la Base de Datos cualquier tipo de documento escrito.

Acceso al servicio de reconocimiento automático de facturas escaneadas, para simplificar su catalogación. Se obtendrán ficheros .xml con toda la información disponible de la misma. El proceso de escaneo estará homologado por Hacienda, para su autentificación.

uniclass-documentalGeneración de pdf

Para simplificar la generación de documentos, se aporta un completo generador de PDF. En modo WEB se podrá diseñar cualquier documento PDF: factura, partes de intervención, impuesto, solicitud de vacaciones, etc.

• Incorporar fondos PDF o gráficos
• Dibujar áreas, líneas, pautados.
• Cualquier fuente Windows, tamaño, color, tipo.
• Transparencias.
• Definir campos de entrada que puedan ser informados por la aplicación o por el usuario final.

• Formar grupos de entrada de datos. Por ejemplo, el empleado puede rellenar determinados datos, pero el responsable completa otros.
• Flujos de datos, definición de estados, con envío de mail.
• Histórico de estados de documentos.
• Nivel de seguridad a nivel de pdf y/o firma digital.

uniclass-documentalAcceso a documentos no indexables

Se permite acceder/guardar documentos no indexables directamente, por ejemplo documentos sobre normativas ISO, presentaciones, ofertas, presupuestos, etc.

uniclass-documentalHistórico de acceso y ejecución

Cualquier acceso realizado en la base de datos será auditable y se podrá saber exactamente fecha, hora, ip, proceso ejecutado, documentos afectados, etc.

¿Qué valor añadido les aporta Uniclass Gestión Documental?

Para la Empresa

Almacenar corporativamente la información que se considere importante.

Seguridad de acceso a documentos, todo se guarda en base de datos.

Reducir costes de papel, impresión y almacenamiento.

Eliminar documentos pre-impresos.

Uso de cualquier impresora conectada en nuestra red. No hay dependencia de formatos IPDS o pre-emptive.

Simplifica tráfico de red.

Se adapta la estructura de la empresa y al número de instalaciones que posea.

Permitir utilización de circuitos de aprobación específicos.

Agilizar la comunicación y minimizar burocracia.

Agilizar la búsqueda de documentación.

Disponer de un único punto de acceso y gestión documental accesible por ‘n’ aplicaciones.

Compartir la documentación de forma segura y eficiente (no tener duplicidades).

Mejorar la seguridad de acceso y recuperación.

Para los Integradores

El generador de PDF permite el fácil diseño de formatos de documentos.

Integración de cualquier documento con los datos de nuestras aplicaciones o entradas por usuarios finales.

Obtención de listados/documentos avanzados desde el propio lenguaje de programación: cobol/rpg.

Entorno de desarrollo y producción diferenciados (cumpliendo normas Sarbanes Oxley).

Para los administradores

Fácil administración y seguimiento, sólo se instala en el servidor.

Por estar conectado a la red Windows, el usuario no se tiene que definir (usuario/password) de nuevo en el entorno WEB.

Uso de perfiles para simplificar administración.

Reparto/distribución integrada en cualquier listado/documento generado.

Envío de email o fax con ficheros adjuntos. Todos integrados en uno o separados.

Impresión directa de cualquier listado/ documento al generarse, ejemplo albarán.

Total control del uso realizado.

Para los Usuarios

Todos los documentos son accesibles en función de las autorizaciones.

Facilidad de acceso / manipulación /visualización de cualquier documento.

Al poder relacionar los documentos entre si, una vez accedido a un documento se puede acceder a sus documentos asociados.

No se necesita listar ni almacenar papel.

Para determinados documentos, si se activa, se puede intregar con ofimática real: excel, word, etc.

¿Quiere saber más? Se lo contamos sin compromiso.
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